Case: Wirmailan Rusthollin sukuyhdistys ry – Virmailan Uutisten digitointi

Wirmailan Rusthollin sukuyhdistys on vuonna 1978 perustettu yhdistys, joka vaalii suvun historiaa ja perinteitä. Yksi sen tärkeimmistä viestintäkanavista on oma jäsenlehti, Wirmailan Uutiset, jota on julkaistu jo 1980-luvulta lähtien, alkuun nimellä Virmailan Uutiset. Lehti kokoaa yhteen sukutietoa, tapahtumia ja yhdistystoimintaa – arvokasta aineistoa, jonka säilyminen on tärkeää myös tuleville sukupolville.

Digitointikeskuksen projektipäällikkö Peetu Luiro huomasi yhdistyksen verkkosivuja selatessaan, että osa lehdistä ja kirjoista oli painoksiltaan loppu eikä arkisto ollut saatavilla sähköisesti. Hän tunnisti selkeän tarpeen: yhdistyksen keskeinen historiatieto oli vaarassa jäädä ainoastaan paperimuotoon. Peetu lähestyi yhdistystä ratkaisukeskeisesti ehdottaen lehtien digitointia.

Sukuyhdistyksessä ehdotus otettiin innostuneesti vastaan. Sihteeri Leena Höysniemi kertoo, että yhteydenotto osui täydelliseen saumaan: ”Peetun yhteydenotto tuli juuri oikeaan aikaan, kuin tilauksesta – meillä oli jo jonkin aikaa pohdittu, miten kätevimmin saisimme sukuyhdistyksemme vanhat lehdet talteen ja myös jäsenistön saataville. Uudet lehdet verkkosivuilla jo olivatkin, mutta vanhemmat puuttuivat. Päätös asiasta oli tehty, vain käytännön toteutus puuttui.”

Projekti toteutettiin kahdessa vaiheessa. Ensin digitoitiin lehdet vuosilta 2010–2015. Tämän jälkeen siirryttiin vanhempiin, historiallisesti arvokkaampiin numeroihin vuosilta 1982–2009. Kaikki aineistot digitoitiin hakukelpoisiksi PDF-tiedostoiksi, joissa on tekstintunnistus (OCR). Tämä mahdollistaa sisällön tehokkaan haun esimerkiksi nimien, paikkakuntien tai tapahtumien perusteella – suuri etu niin sukututkijoille kuin arkistotyötä tekeville.

Yhteistyö sujui alusta alkaen sujuvasti. Leena kuvailee prosessia selkeäksi ja helpoksi: ”Sain Peetulta selkeät hintatiedot ja aikataulut, jotka pitivät paikkansa – itse asiassa vanhojen lehtien digitointi valmistui etuajassa.” Digitointikeskus myös varmisti, että toinen toimituserä valmistui hyvissä ajoin ennen yhdistyksen vuosittaista sukukokousta.

Erityisen positiivisena yllätyksenä Leena mainitsee projektin vaivattomuuden: ”Ehkä eniten yllätti se, miten vaivattomasti ja nopeasti kaikki hoitui. Riitti, kun kokosimme alkuperäisen aineiston ja toimitimme materiaalin perille Peetulle Digitointikeskukseen.”

Valmis digitaalinen aineisto on vastannut odotuksia. ”Olemme oikein tyytyväisiä lopputulokseen. Nyt koko lehtiarkistomme on tallessa ja helposti käytettävissä myös uusille sukupolville. Työn jälki on laadukasta ja se on vastannut täysin odotuksiamme.”

Leena suosittelee vastaavaa projektia lämpimästi muillekin: “Palvelua kannattaa ehdottomasti harkita kaikissa yhdistyksissä tai yhteisöissä, joilla on tärkeää paperimuotoista aineistoa. Digitoimalla voidaan varmistaa, ettei tieto katoa ajan myötä.”

Digitointiprojektin myötä sukuyhdistyksen lehtien yli 40 vuoden historia on nyt turvattu – hakukelpoisena, helposti jaettavana ja säilyvänä. Juuri sellaisena kuin sukuyhdistys toivoi.

Lisätietoja
Peetu Luiro
projektipäällikkö/myynti
+358 400 149 163
peetu.luiro@analogia.fi