Asiakirjojen digitointi ja arkiston sähköistäminen

Vapauta yrityksesi resurssit ja kalliit arkistoneliöt hyötykäyttöön. Digitointikeskus muuttaa paperiset arkistot älykkääksi, hakukelpoiseksi tiedoksi – turvallisesti ja avaimet käteen -palveluna.

Paperinen arkisto on usein yrityksen ”piilokustannus”. Tieto on vaikeasti löydettävissä, fyysinen tila maksaa ja paperi on altis vaurioille. Meidän tehtävämme on poistaa nämä esteet ja varmistaa, että organisaationne tieto on käytettävissä missä ja milloin vain.

 

Miksi ulkoistaa asiakirjojen massadigitointi meille?

Yrityskäyttöön tarkoitettu digitointi on muutakin kuin pelkkää skannausta. Se on prosessi, jossa paperista tulee hallittua dataa.

  • Täysi hakukelpoisuus (OCR): Käytämme kehittynyttä tekstintunnistusta, jotta voit etsiä PDF-tiedostoista tietoa suoraan avainsanoilla. Ei enää mappien selailua.

  • Tietoturva edellä: Käsittelemme arkaluontoista materiaalia suojatuissa tiloissa. Voimme huolehtia myös alkuperäisaineiston sertifioidusta tietoturvallisesta tuhoamisesta digitoinnin jälkeen.

  • Logistiikan helppous: Noudamme aineiston suoraan toimistoltanne tai varastoltanne. Teidän ei tarvitse huolehtia pakkaamisesta tai kuljetuksesta.

  • Skaalautuvuus: Olipa kyseessä muutama hyllymetri tai koko organisaation historiallinen arkisto, prosessimme on optimoitu suuriin massoihin.

 

Prosessi: Näin arkistonne sähköistetään

Teemme digitoinnista asiakkaalle mahdollisimman vaivatonta. Prosessimme kattaa kaikki vaiheet:

  1. Kartoitus: Arvioimme aineiston määrän (hyllymetrit/mapit) ja sovimme halutun tiedostomuodon sekä nimeämiskäytännön.

  2. Esikäsittely: Poistamme niitit, klemmarit ja suoristamme taitteet huolellisesti käsin.

  3. Teollinen skannaus: Käytämme korkealaatuisia laitteita, jotka takaavat puhtaan ja luettavan lopputuloksen jokaisesta sivusta.

  4. Indeksointi ja OCR: Liitämme tiedostoihin tarvittavat metatiedot ja suoritamme tekstintunnistuksen.

  5. Toimitus: Toimitamme digitaalisen arkiston haluamallanne tavalla (pilvipalvelu, muistitikku tai suoraan järjestelmäänne).

Mitä asiakirjoja digitoimme?

Palvelemme laajasti eri toimialoja ja käsittelemme muun muassa:

  • Hallinnolliset arkistot

  • Isännöinti ja kiinteistöt

  • Tiukan tietosuojan vaativa aineisto

  • Historialliset dokumentit


Tarvitsetteko myös muiden dokumenttien digitointia?

Digitoimme ammattitaidolla myös rakennuspiirustukset, mikrofilmit sekä lehdet.

Pyydä asiantuntijan hinta-arvio massadigitoinnista

Älä anna paperivuoren hidastaa työtänne. Kerro meille arkistonne laajuus, niin laskemme teille kilpailukykyisen tarjouksen sähköistämisestä.
Ota yhteyttä tiimiimme ja kysy lisää!