Blogitekstin kirjoittaja on digitointikeskuksen projektipäällikkö

Eräs läheiseni pohti hiljattain, että hän taloyhtiön hallituksen jäsenenä ei edes tiedä, missä heidän arkistoaineistonsa ovat. Ajatus jäi mieleen. Ei tarvitse olla kuin noin 20 vuotta vanha taloyhtiö, niin hallituksen jäsenet ovat ehtineet vaihtua moneen kertaan: joku on muuttanut pois, toinen on jäänyt eläkkeelle ja kolmas siirtynyt ajasta ikuisuuteen. Lopputulos voi olla se, että kukaan ei oikeasti tiedä, missä yhtiön tärkeimmät paperit ovat – vai ovatko ne enää edes olemassa.

Kellarissa “vain vanhaa tavaraa” – vai sittenkin jotakin arvokasta?

Eräällä taloyhtiöasiakkaallamme aineistot olivat osittain isännöintitoimistolla ja loput taloyhtiön kellarissa. Kellarissa piti olla vain vanhaa tavaraa, jolla ei enää ole merkitystä. Saunavuorojen varauskalentereita ja muuta sen sorttista. Mutta niinhän se usein menee: mappeja selaillessa löytyi kansio, jonka piti sisältää kuitteja. Totuus oli toinen. Kansiosta löytyi kauppakirjoja esimerkiksi pysäköintipaikoista ja muita sopimuksia, jotka yhtiön kannalta olivat varsin tärkeitä.

Ja kuin pisteenä i:n päälle, erään kansion välistä putosi pieni muistitikku. Sen sisältö paljastui arvokkaaksi – alkuperäisiä teknisiä piirustuksia, joita ei ollut tallessa missään muualla. Ei edes niissä isännöintitoimistolla olleissa kansioissa.

Kun arkistot hajautuvat, tieto katoaa

Tämäntyyppiset tilanteet ovat yllättävän tavallisia. Taloyhtiön hallituksen jäsenet vaihtuvat, vastuut siirtyvät, ja paperit kulkevat mukana vähän sinne tänne. Joskus osa aineistosta on isännöitsijällä, osa kellarissa, osa entisen puheenjohtajan varastossa. Lopulta kukaan ei tiedä, mikä on viimeisin versio mistäkin asiakirjasta, tai löytyykö jokin tärkeä sopimus enää ollenkaan.

Ongelma ei ole pelkästään järjestyksen puute. Se on myös riski: jos asiakirjat katoavat tai vahingoittuvat, taloyhtiö voi joutua vaikeaan tilanteeseen. Esimerkiksi pysäköintipaikka- tai maanvuokrasopimukset voivat olla vaikeasti korvattavia, ja rakennuksen huoltoon liittyvä tieto saattaa kadota pysyvästi.

Digitointi tuo hallinnan takaisin

Digitointi on käytännöllinen tapa ratkaista tämä ongelma. Kun paperiset asiakirjat digitoidaan, ne saadaan talteen yhteen paikkaan – selkeästi nimettyinä ja helposti löydettävinä. OCR-tekstintunnistus takaa sen, että mikäli asia on kirjattuna papereihin, se myös löytyy hakemalla.

Tiedostot voidaan myös järjestää esimerkiksi taloyhtiön eri osa-alueiden mukaan: hallinto, huolto, sopimukset, rakennuspiirustukset ja niin edelleen.

Samalla arkistojen hallinta helpottuu tulevaisuudessa. Kun uusi hallituksen jäsen aloittaa tehtävässään, hän saa käyttöönsä selkeän ja ajantasaisen sähköisen aineiston, eikä tarvitse miettiä, missä mapit ovat tai kenellä ne mahtavat olla.

Nyt on hyvä hetki selvittää oman taloyhtiön tilanne

Jos teidän taloyhtiössänne ei ole varmuutta siitä, missä aineistot sijaitsevat – tai jos osa niistä on kellarissa, osa isännöitsijällä ja osa jossain muualla – nyt on erinomainen hetki ottaa asia työn alle. Digitointi on investointi järjestykseen, läpinäkyvyyteen ja jatkuvuuteen.

Me Digitointikeskuksessa autamme sinua kartoittamaan aineistot ja siirtämään ne turvallisesti sähköiseen muotoon. Lopputulos on huolellisesti jäsennelty ja helposti käytettävä sähköinen arkisto, jolloin hallitus tietää tasan tarkkaan, missä kaikki on.

Jutellaanko digitoinnista?

Peetu Luiro
myynti / projektipäällikkö
+358 400 149 163
peetu.luiro@analogia.fi