Mitä asioita digitoinnissa kannattaa huomioida?

Usein osa yrityksien ja kuntien dokumenteista on ns. analogisessa muodossa; joko paperilla, muovilla tai mikrofilmillä. Jos tiettyä dokumenttia tarvitaan, niin se digitoidaan ja otetaan käyttöön. Tämä voi johtaa ongelmaan, jossa sama dokumentti digitoidaan vuosien varrella useaan kertaan, koska digitointia ei tehdä suunnitelmallisesti, vaan tarpeen mukaan.

Suunnitelmallisuus tuo säästöjä ja laatua

Paperi- ja mikrofilmiarkistojen digitointi kannattaa toteuttaa projektina, jossa kaikki halutut dokumentit digitoidaan kerralla. Tämä tuo sekä säästöä, että laatua. Projektin jälkeen kaikki digitoidut dokumentit ovat saatavilla helposti ja nopeasti löydettävissä. Ei niin, että digitoidut dokumentit ovat vuosien varrella eri paikossa tai jopa hävinneet.

Mieti näitä kun aloitat digitointiprojektin

1. Projektin tarkoitus

Onko projektin tarkoitus vain digitoida dokumentit ja luopua paperiarkistosta vai halutaanko myös, että digitoituja dokumentteja voidaan jatkossa hyötykäyttää?.

2. Dokumenttien metatiedot

Halutaanko, että jokaisesta dokumentista kerätään digitoinnin yhteydessä erilaisia metatietoja, esim. dokumentin nimi, päivämäärä, tms.

3. Tiedostoformaatit

Dokumentit voidaan digitoida käytännössä mihin tahansa tiedostoformaattiin. Mikä on projektille sopiva; TIFF, PDF/A, DWG, Word, tms. Pyydä tarvittaessa tarjous useammasta tiedostoformaatista.

4. Dokumenttien jakaminen ja tallentaminen

Jos sinulla on dokumenttienhallintapalvelu, niin huomioi sen tarpeet ja rajoitukset. Miten dokumentteja ja metatietoja lisätään ja missä formaatissa metatiedot pitää olla (Excel, XML, JSON, tms). Tutustu myös palveluntarjoajan tarjontaan.

Keskustele toimittajien kanssa ja tutustu heidän tuotteisiin.

Markus Vihra

Toimitusjohtaja
Analogia Finland Oy